REMARKER про підготовку річних звітів

Марія Житко,
аналітик студії інфографіки REMARKER


Вдалий дизайн доносить інформацію за 5 секунд.
Або що робити, щоб ваші річні звіти мали ефект?

Достатньо сказано про те, як ефективніше працювати, як краще розуміти цільову аудиторію, як робити більш виразний дизайн тощо. Я б хотіла обдумати ці речі з позиції “Для чого?”. Мова піде про річні звіти, адже саме в них можна максимально повно розкрити масштаби виконаної роботи, деталі комплексного підходу до будь-яких питань та саме при роботі з ними виникають ускладнення. Але всі описані нижче деталі можуть і мають бути застосовані до будь-яких проектів.

Багато з нас розчаровані в реальності. Сумний факт? Не лякайтесь, адже саме цей факт є і джерелом натхнення — скільки продуктів, проектів створюється для того, щоб покращити цей світ, щоб допомогти людям бути щасливішими? Сказати “всі” буде занадто зухвало. Але приблизно так і є.

Від початку часів наша здатність виживати залежала від вміння формувати спільноти. Що таке спільнота? Це група людей, які мають спільні цінності та переконання. Така група людей здатна на визначні речі. Для цього необхідно одне — довіра. Саме завдяки цьому почуттю ми будуємо компанії, дружбу. Довіра не виникає лише тому, що ви робите те, що обіцяли зробити. Так виникає відчуття надійності. А для відкриттів, революційних змін нам необхідне оточення людьми, які вірять у те ж, що і ми, оточення, якому ми довіряємо. Які “символи” шукати, як розпізнати людей із такими ж цінностями, що і наші? Загалом ці символи — та чи інша форма комунікації. Бо комунікація — це і є спосіб повідомити “Хто ми?”, “Які наші переконання?”.

Задача комунікації — почути один одного. Проблема в комунікації на сьогоднішній день — ілюзія того, що вона відбулась. В усіх сферах життя постійно відбуваються зміни, відкриття, виникають нові проекти, відбуваються досліди, але люди надто часто не розуміють їх. Не розуміють, бо вони пояснені надто специфічно чи, навпаки, туманно. Відповідальність за ефективність комунікації лежить на тому, хто хоче щось пояснити іншим. Якщо вас не зрозуміли — це ваша відповідальність.

Підготовка

Як підготувати звіт так, щоб вас не лише побачили, але і зрозуміли?
Дуже важливо пам’ятати принцип «Інформуючи всіх, ми не інформуємо нікого». Щоб уникнути цього, варто сегментувати свої аудиторії.


Наступні орієнтири допоможуть більш результативно донести ваш контент:

  1. Яка дія очікується від цільової аудиторії?
  2. Які демографічні групи будуть діяти? Як вони думають?
  3. Як ваша інформація, послуги або заходи допомагають вашій цільової аудиторії? Які перешкоди можуть бути на їхньому шляху?
  4. Які медіа вони використовують в даний час? Які інструменти краще використовувати для конкретної цільової аудиторії?

Варто також звертати увагу на безпосередньо контент. Чудова інформація — це суб’єктивний термін, але загалом гарні дані — актуальні, корисні, наочні, інформативні. Будьте унікальними в монотонному світі. Немає сенсу в матеріалі лише заради матеріалу. Будьте тими, хто додасть цінності своїм контентом. Скажіть те, що інші не кажуть. Інформація повинна залишити аудиторію із чимось новим та з теоретичним планом дій, саме такі дані найчастіше поширюють та запам’ятовують.

Наступні орієнтири допоможуть більш результативно підготувати ваш контент:

  1. Позитив. Позитивний вміст має більшу силу, ніж негативний. Адже читаючи новини, ми обов’язково очікуємо чогось поганого. Не забувайте наголошувати на плюсах, досягненнях, перспективах.
  2. Емоції. Контент, який пробуджує емоції стає “вірусним”.
  3. Практичний вміст. Люди охоче діляться важливою і цінною інформацією, яка буде корисна їм та їхнім друзям.

Робота із даними


Якість самого матеріалу та глибина аналізу в звітах залежить від “культури” початкових даних. Недотримання певних основних правил призводить до викривлених, неточних результатів, що, в свою чергу, перекреслює сенс всієї роботи (у випадку річного звіту — рік роботи, що досить суттєво).

Наступні орієнтири допоможуть більш результативно готувати матеріали:

  1. Дані мають збиратись якомога більш деталізовано. Це допоможе зрозуміти важливі тенденції, закономірності та, відповідно, зробити більш точні, корисні та цікаві висновки.
  2. Збір даних має носити регулярний характер (напр., за певним графіком).
  3. Дані мають зберігатись в уніфікованому форматі незалежно від особи, яка відповідала за збір, часу збору тощо.

Звісно, не варто забувати про результативність самих текстів:

  1. Читабельність та ясність. Незалежно від призначення, аудиторія має прочитати все до кінця та зрозуміти суть кожного речення. Журналісти та маркетологи вимірюють читабельність за так званим “індексом туманності” (методика Джозефа Шугермана, принцип якої — поділ тексту на частини, вимірювання в кожній середньої довжини речень та кількості довгих слів). Можна піти простішим шляхом і дати перечитати матеріал колезі або члену родини.
  2. Переконливість. Аудиторії необхідні докази, актуальні поради, алгоритми, які працюють. Уникайте багатообіцяючих розмитих формулювань.
  3. Логічність. Те, що матеріал необхідно викладати в певній послідовності, розуміють всі. Але варто дотримуватись системності у всьому — якщо планується, наприклад, оцінка певних показників, то вона має бути в одній логіці для всіх показників (а не в першому — шкала та пояснення, в наступному — шкала, в наступному — пояснення, в наступному — відсутня чи прописана словом).

Головною проблемою, з якою ми стикаємось при роботі із великими об’ємами даних, є відсутність їх підготовки. Часто на підготовку матеріалу для аналізу та дизайну йде більше часу, ніж на сам аналіз.

Для оптимальної роботи по аналітиці та дизайну необхідні:

  1. Дані однією мовою, що не містять одруківок та помилок.
  2. Дані, подані в одному форматі в усіх документах (напр., однаково написані ПІП, адреси, один і той же роздільник для десяткових в числах тощо).
  3. В документах\таблицях відсутність об’єднаних клітинок, різних шрифтів та розмірів тексту, виділення кольором без крайньої необхідності.
  4. Всі файли підписані згідно вмісту (у випадках кількох документів), розділені на аркуші та підписані згідно теми (у випадках зведених таблиць).

  5. Структуровані дані (в певному логічному порядку, сортовані за перемінною таблиці тощо).

Візуалізація

Це один із найголовніших етапів презентації роботи. Адже від того, наскільки добре представлено інформацію, залежить чи стане вона підсумком за певний період, чи надихне інших, чи стане поштовхом для змін у суспільстві.

Саме тому графіка має бути ефективною. Ефективна графіка — це проста графіка, яка чітко доносить головні повідомлення та не викривлює природу матеріалу.
Звісно, в той же час графіка має відповідати світовим трендам. Оскільки в Україні процес їх актуалізації дещо сповільнений, основні світові тренди 2017 тільки дійдуть до нас в 2018 і будуть цілком актуальні.

Нижче зібрані основні світові тенденції 2017-2018 років:

1. Асиметрія, “відкрита композиція”, “хаос”:

2. Яскраві та контрастні кольори, ефект “кольорових каналів”, монохромність, металічний ефект:

3. Полігональні елементи, геометричність, унікальні ілюстрації, комбінація ілюстрацій та фото:


4. Комбінації шрифтів, акцент на типографіці (напр., обрізані елементи), типографіка як реальний об’єкт:


5. Подвійна експозиція, активний “негативний” простір:


Додам ще кілька простих порад:

1. Не бійтесь яскравого фону, кольору для акцентів на важливому:

2. Дозвольте експеременти з композицією, залишайте достатньо вільного простору, це робить дані читабельними:

3. Пам’ятайте про важливість балансу між текстом та візуальними елементами, готуйте достатньо даних для графіків, збирайте фото гарної якості:

4. Використовуйте фото для фону в якості емоційної складової, підкріплення теми звіту або підсилення ключового повідомлення:

5. Дотримуйтесь сформованих асоціацій (алегорії, кольори), це не так цікаво, як інноваційні рішення, але має кращий ефект сприйняття інформації:

6. Не ставте ціллю створити ефектний (але занадто важкий для розуміння) проект, це аналітичний дизайн, в ньому простота = якість:

Головне — чітко розуміти, що візуалізація має вирішувати певні задачі. Це не питання красивих зображень. Це інтерпретація, взяття даних з одної сфери і їх конвертація у сферу, зрозумілу більшості, — візуальну. В процесі вирішення цих задач можуть бути незрозумілі вам рішення. Але ціль не в тому, щоб створити дизайн, який вам подобається. Ціль в тому, щоб створити дизайн, який вирішує поставлені задачі. Я вірю, що візуальною мовою можна влучити в саме серце. І індивідуми, і організації мають говорити і робити те, у що щиро вірять. Так притягнуться люди, які вірять у ті ж речі. Так сформується спільнота. А спільнота, як ви пам’ятаєте, здатна на визначні речі…

Джерела натхнення:

  • Олексій Геращенко
  • Саймон Сайнек
  • Ярина Ключковська
  • Юрко Гуцуляк
  • Ольга Шевченко
  • Віктор Комаренко
  • Майк Монтейро
  • Іоанн Бергер
  • The Futur

Варто також почитати: